Règlements et rapports

Règlements généraux

Adoptés lors de l’Assemblée générale annuelle de 2011.

Dispositions générales

1. Dénomination sociale

Dans les règlements qui suivent le mot «corporation » désigne :

« Répit TED-AUTISME Montérégie »

 

2. Siège social

Le siège social de la corporation est établi dans la ville de Brossard ou à tout autre endroit désigné par le conseil d’administration.

3. Territoire

Le territoire desservi pour les services est la Montérégie

4. Objectifs

  • Développer et offrir des services de répit ou tout autre service répondant aux besoins des personnes ayant un trouble envahissant du développement ou de l’Autisme.
  • Sensibiliser la population à la situation vécue par les personnes ayant un trouble envahissant du développement ou de l’Autisme
  • Intégrer et reconnaitre les droits des personnes ayant un trouble envahissant du développement ou de l’Autisme

5. Membres Utilisateurs

Toute personne intéressée à participer aux activités de la corporation peut devenir membre actif en se conformant aux conditions suivantes :

  • Avoir 18 ans ou plus
  • Payer sa cotisation annuelle
  • Être acceptée par le conseil d’administration comme parents ou tuteur d’enfant(s) autiste ou ayant un TSA
  • Prendre l’engagement de se soumettre aux présents règlements de la Régie interne.
  • Une seule adhésion par famille sera acceptée donc un vote à l’assemblée générale

6. Membres sympathisants

Toute personne ayant la cause à cœur peut devenir membre de la corporation. Les membres sympathisants ont le droit de vote à l’Assemblée générale et sont assujetti aux  même dispositions que les membres utilisateurs.

7. Membres honoraires

Le conseil d’administration pourra en tout temps accepter comme membre honoraire toute personne à laquelle il veut rendre un hommage particulier. Les membres honoraires n’ont pas droit de vote et ne peuvent être élus au conseil d’administration.

8. Cotisation

Le conseil d’administration peut, par résolution, fixer le montant des cotisations annuelles à être versées à l’a corporation par les membres de toutes catégories ainsi que le moment de leur exigibilité. Les cotisations payées ne sont pas remboursables au cas de radiation, suspension ou de retrait d’un membre.

9. Retrait

Tout membre peut se retirer comme tel en tout temps, en signifiant ce retrait au secrétaire du conseil d’administration de la corporation.

10. Suspension et radiation

Tout membre qui nuit au bon fonctionnement de la corporation peut être exclu ou suspendu pour une certaine période par résolution du conseil d’administration. Le membre doit être informé de la nature exacte de l’acte ou de l’omission qu’on lui reproche et, à sa demande, il pourra se faire entendre par les membres du conseil d’administration sur ce sujet.

Assemblées des membres

11. Assemblée annuelle

L’assemblée annuelle des membres de l’a corporation a lieu à la date que le conseil d’administration fixe chaque année ; cette date devra être située autant que possible dans les quatre-vingt-dix (90) jours qui suivent la fin de l’exercice financier de la corporation. L’assemblée annuelle est tenue au siège social de la corporation ou à tout autre endroit fixé par le conseil d’administration.

12. Assemblée extraordinaire

Les assemblées extraordinaires des membres sont tenues à l’endroit fixé par le conseil d’administration. Il appartient  au conseil d’administration de convoquer ces assemblées, lorsqu’elles sont jugées opportunes pour la bonne administration des affaires de la corporation. Le conseil d’administration est tenu de convoquer une assemblée extraordinaire des membres sur réquisition à cette fin, par écrit, signée par au moins un dixième des membres, et qui devra spécifier le but et les objets d’une telle assemblée extraordinaire. Sur réception d’une telle demande, le conseil d’administration est tenu de convoquer les membres et tenir l’assemblée spéciale dans les 21 jours suivants la réception de la requête. À défaut par le conseil d’administration de convoquer telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci peut être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite. L’ordre du jour de l’Assemblée extraordinaire ne peut être changé.

13. Avis de convocation

Toute assemblée des membres pourra être convoquée par lettre adressée ou par courrier électronique à chaque membre participant qui y a droit, à sa dernière adresse connue. L’avis de convocation d’une assemblée spéciale devra mentionner en plus de la date, l’heure et l’endroit de l’assemblée, le ou les sujets qui y seront étudiés.

14. Quorum

Le quorum est constitué des membres actifs présents.

15. Vote

À une assemblée des membres, les membres en règle présents ont droit à un vote chacun. Le vote par procuration n’est pas permis.  Le vote se prend à main levée, à moins que un (1) des membres présents ne réclament le scrutin secret. Dans ce cas, le président de l’assemblée nomme deux (2) scrutateurs (qui peuvent, mais ne doivent pas nécessairement être des membres de la l’association), avec pour fonctions de distribuer et de recueillir les bulletins de vote, de compiler le résultat du vote et de le communiquer au président. À moins de stipulation contraire dans la loi ou les présents règlements, toutes les questions soumises à l’assemblée des membres seront tranchées à la majorité simple (50% + 1) des voix validement exprimées.

Le conseil d’administration

18. Nombre d’administrateurs

Le conseil d’administration est composé d’au plus de sept (7) membres actifs dont au moins les deux tiers sont des parents utilisateurs.

19. Durée des fonctions

La durée des fonctions de chaque administrateur est de deux (2) ans à compter de la date de son élection.  Un administrateur demeure en fonction jusqu’à l’expiration de son mandat.

20. Admissibilité

Tout membre utilisateur et membre sympathisant en règle a droit de vote et peut être élu au conseil d’administration. La directrice participe aux réunions du conseil d’administration avec droit de parole mais sans droit de vote.

Les membres du Conseil doivent suivre la Formation ; »rôles et responsabilités des  administrateurs »

21. Élection

  • 3 administrateurs seront en élection les années paires;
  • 4 administrateurs seront en élection les années impaires;
  • Les mandats peuvent être renouvelables pour un maximum de 6 ans.
  • Après deux années d’absence consécutives les personnes intéressées pourront poser leur candidature à nouveau.

Dans le cas où il n’y aurait pas plus de candidats que le nombre d’administrateurs à élire, l’élection aura lieu par acclamation ; dans le cas où il y aurait plus de candidats que d’administrateurs à élire, l’élection sera faite par scrutin secret et la personne qui a le plus de voix est élue. En cas d’égalité. Il y a une nouvelle élection entre les personnes ayant obtenu le plus grand nombre de votes.

 

22. Vacances

Tout administrateur dont la charge a été déclarée vacante peut être remplacé par résolution du conseil d’administration, mais le remplaçant ne demeure en fonction que pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur. Lorsque des vacances surviennent au conseil d’administration, il est de la discrétion des administrateurs demeurant en fonction de les remplir et, dans l’intervalle, ils peuvent validement continuer à exercer leurs fonctions, du moment qu’un quorum subsiste.

23. Rémunération et indemnisation

Les administrateurs de l’a corporation ne sont pas rémunérés. Ils ont cependant le droit d’être remboursés pour les dépenses qu’ils ont encourues dans l’exercice de leurs fonctions selon les normes déterminées à cet égard par le conseil d’administration.

24. Pouvoirs et obligations

  • Respecter et s’assurer du respect de la mission première de l’a corporation;
  • administrer les affaires de la corporation;
  • adopter et modifier les règlements généraux et les faire ratifier lors d’une assemblée des membres
  • voir à appliquer les décisions de l’assemblée des membres;
  • recommander les grandes orientations, priorités et objectifs de l’association à l’assemblée annuelle des membres;
  • élaborer les politiques de fonctionnement;
  • déterminer les fonctions du personnel salarié et voir à l’embauche de la directrice et aux congédiements;
  • nommer, parmi ses membres, les officiers de l’association;
  • constituer les comités nécessaires au bon fonctionnement de l’a corporation et en définir le mandat;
  • Exercer tous les autres pouvoirs qui lui sont conférés en vertu de la loi et des règlements de l’association.

Assemblées du conseil d’administration

27. Date, convocation et lieu

Les administrateurs se réunissent aussi souvent que nécessaire, mais au moins 4 fois par année.

Les assemblées du conseil d’administration sont convoquées par le secrétaire ou le président, soit sur instruction du président, soit sur demande écrite d’au moins deux (2) des administrateurs.  Elles sont tenues au siège social de l’a corporation ou à tout autre endroit désigné par le président ou le conseil d’administration.

28. Avis de convocation

L’avis de convocation à une réunion du conseil d’administration se donne par lettre adressée à chaque administrateur à sa dernière adresse connue.  Cet avis peut aussi se donner par télécopieur ou courrier électronique.  Le délai de convocation est d’au moins quatre (4) jours ouvrables.  Si tous les administrateurs sont présents ou si les absents y consentent par écrit, l’assemblée peut avoir lieu sans avis préalable de convocation.  L’assemblée du conseil d’administration tenue immédiatement après l’assemblée annuelle des membres peut être tenue sans avis de convocation.  La présence d’un administrateur à une assemblée couvre le défaut d’avis quant à cet administrateur.

29. Quorum et vote

Le quorum pour la tenue des assemblées du conseil d’administration est de 50% + 1 des administrateurs en poste.  Les questions sont décidées à la majorité des voix, le président ayant une voix prépondérante au cas de partage des voix.

30. Présidence et secrétariat

Les réunions du conseil d’administration sont présidées par le président de la corporation.  C’est le secrétaire de l’association qui agit comme secrétaire des réunions. À leur défaut, les administrateurs choisissent parmi eux un président et/ou un secrétaire d’assemblée.

31. Résolution signée

Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une assemblée du conseil d’administration dûment convoquée et tenue.  Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de l’a corporation, suivant sa date, au même titre qu’un procès-verbal régulier.

32. Participation par téléphone ou autre moyen téléphonique.

Les administrateurs peuvent, si tous sont d’accord, participer à une réunion du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer oralement entre eux, notamment par téléphone.  Ils sont alors réputés pour avoir assisté à la réunion.

33. Procès-verbaux

. Tout sujet d’intérêt public pourrait être consulté par les membres au siège social en conformité avec les lois en vigueur.

Les procès verbaux n’ont pas de caractère public et la corporation n,est tenue de les montrer qu’aux personnes jouant un rôle dans son administration et se s opérations, c’est-à-dire les administrateurs.

Responsabilités particulières ou fonctions

34. Désignation

Parmi les administrateurs de la corporationle conseil d’administration élit des personnes aux fonctions suivante : président, vide-résident, trésorier, secrétaire ainsi que tout autre administrateur dont le titre et les fonctions peuvent être déterminés par résolution du conseil d’administration.  Une même personne peut cumuler le poste de secrétaire et trésorier.

35. Élection

Le conseil d’administration doit, à sa première réunion suivant l’assemblée annuelle des membres, et par la suite lorsque les circonstances l’exigent, élire ou nommer les administrateurs qui occuperaient les fonctions décrites à l’article 34.

36. Délégation de pouvoir

En cas d’absence ou d’incapacité d’un administrateur de l’a corporation ou pour toute raison jugée suffisante par le conseil d’administration, ce dernier peut déléguer les pouvoirs de cet administrateur à un autre administrateur ou à un membre du conseil d’administration.

37. Responsabilité des administrateurs

Président

  • Le président de la corporation doit être un parent utilisateur des services de répit.
  • Il est l’administrateur en chef de la corporation ;
  • il préside et anime les assemblées de membres et celles du conseil d’administration;
  • il convoque les assemblées des membres et celles du conseil d’administration et est responsable de la planification des ordres du jour;
  • il est le porte-parole officiel de la corporation ;
  • il surveille les activités générales de la corporation, voit à l’application des décisions du conseil d’administration et au respect des présents règlements;
  • il peut être signataire des chèques et effets de commerce de la corporation  et des documents qui engagent la corporation
  • il exerce toutes les autres tâches et fonctions qui peuvent lui être confiées par le conseil d’administration.

Vice-président

  • En l’absence du président, le vice-président remplit les charges de la fonction;
  • il peut être signataire des chèques et effets de commerce de la corporation et des documents qui engagent la corporation;
  • il exerce toutes les autres tâches et fonctions qui peuvent lui être confiées par le conseil d’administration.

Secrétaire

  • Il prépare, en collaboration avec le président, les avis de convocation et les ordres du jour des assemblées de membres et du conseil d’administration;
  • il rédige les procès-verbaux des assemblées des membres et du conseil d’administration;
  • il peut être signataire des chèques et effets de commerce de la corporation et des documents qui engagent l’association;
  • il exerce toutes les autres tâches et fonctions qui peuvent lui êtres confiées par le conseil d’administration.

Trésorier

  • Il s’assure de la bonne tenue des livres comptables de la corporation ;
  • il voit à la préparation du budget et du rapport financier annuel de la corporation;
  • il est signataire des chèques, des effets de commerce de la corporation et des documents qui engagent financièrement la corporation.

38. Démission et destitution

Tout administrateur peut démissionner en tout temps en remettant sa démission par écrit au président ou au secrétaire de la corporation ou verbalement lors d’une assemblée du conseil d’administration.  Les administrateurs sont sujets à destitution pour ou sans cause par résolution du conseil d’administration. Le membre doit être informé de la nature exacte de l’acte ou de l’omission qu’on lui reproche et, à sa demande, il pourra se faire entendre par les membres du conseil d’administration sur ce sujet.

39 . Vacances

Si les fonctions de l’un des administrateurs de la corporation deviennent vacantes, par suite de décès ou de démission ou de toute autre cause, le conseil d’administration, par résolution, peut élire ou nommer une autre personne qualifiée pour remplir cette vacance, et cet administrateur reste en fonction pour la durée non écoulée du terme d’office de l’administrateur ainsi remplacé.

Dispositions financières

40. Année financière

L’exercice financier commence le premier avril de chaque année et se termine le 31 mars.

41. Vérification

Les livres et les états financiers de la corporation sont vérifiés chaque année, aussitôt que possible après l’expiration de chaque exercice financier, par le vérificateur nommé à cette fin lors de chaque assemblée annuelle des membres.

42. Effets bancaires

Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la corporation sont signés par les personnes qui sont désignées à cette fin par le conseil d’administration.

43. Contrats

Les contrats et autres documents requérant la signature de la corporation sont au préalable approuvés par le conseil d’administration et, sur telle approbation, sont signés par le président et par le secrétaire ou le trésorier ou par tout autre officier ou toute autre personne désignée par le conseil d’administration, pour les fins d’un contrat ou d’un document particulier.

44. Liquidation / dissolution

La corporation peut être dissoute d’une Assemblée Générale Spéciale par convocation expédiée à tous les membres actifs au moins 10 jours ouvrables avant la dite assemblée;

La dissolution doit être adoptée par les 2/3 des membres actifs présents;

Le conseil d’administration a la responsabilité de la liquidation des biens de la corporation en conformité avec les dispositions décrites dans les lettres patentes «  En cas de liquidation ou de distribution des biens de la corporation, l’actif résiduel sera dévolu à un organisme de charité enregistré à l’agence du revenu du Canada »;

Modifications aux règlements

41. Modifications

Le conseil d’administration a le pouvoir d’abroger ou de modifier toute disposition du présent règlement. Toute abrogation ou modification sera en vigueur dès son adoption.  Toute modification aux présents règlements doit être ratifiée par le vote des 2/3 des membres présents à une assemblée générale annuelle ou à une assemblée générale spéciale convoquée à cette fin.